Gestion des agents
Dossiers individuels, congés, actes de carrière et attestations demandées par les agents.
Commune de Grand-Zattry · Nos services
Services administratifs3 services
Actes d’état civil, gestion des agents, courrier et archives de la commune, tranquillité et salubrité publiques. Le pôle le plus fréquenté par les habitants.
Les 3 services de ce pôle
Service 1 sur 3
Personnel, affaires générales et archives
Le service gère les agents de la commune, le courrier et les assemblées, et conserve la mémoire administrative de Grand-Zattry.
Missions du service
Le service personnel, affaires générales et archives assure la gestion administrative des agents communaux : dossiers individuels, présence, congés, actes de carrière et préparation des éléments de paie. Il est l’interlocuteur des agents pour toute question relative à leur situation administrative.
Il traite également le courrier de la mairie, prépare les séances du conseil municipal, conserve les délibérations et arrêtés, et organise les archives de la commune afin que chaque document puisse être retrouvé lorsque l’administration ou un usager en a besoin.
Prestations
Recrutement et stages
Réception des candidatures et des demandes de stage, suivi des procédures de recrutement.
Courrier et secrétariat
Enregistrement du courrier entrant et sortant et transmission aux services concernés.
Assemblées communales
Préparation des séances du conseil municipal, rédaction et conservation des délibérations.
Archives communales
Classement, conservation et communication des documents administratifs de la commune.
Patrimoine et logistique
Suivi du mobilier, des fournitures et des moyens matériels mis à disposition des services.
Adresser un courrier à la mairie
Tout courrier déposé à la mairie est enregistré. Le numéro d’enregistrement porte sur votre reçu permet de suivre votre dossier.
- Rédiger le courrierAdressez-le au Maire, en indiquant clairement l’objet de votre demande et vos coordonnées.
- Dépôt au secrétariatDéposez l’original et une copie. La copie vous est rendue avec le cachet, la date et le numéro d’enregistrement.
- TransmissionLe courrier est transmis au service compétent pour instruction.
- SuiviPour connaître l’avancement, présentez-vous au secrétariat avec votre reçu et son numéro d’enregistrement.
Demandes courantes traitées par le service
- Attestation de travail ou de présence pour un agent communal
- Demande de congé ou de régularisation d’un dossier d’agent
- Dépôt d’une candidature ou d’une demande de stage
- Copie d’une délibération ou d’un arrêté du conseil municipal
- Consultation d’un document conservé aux archives communales
Bon à savoir. La communication d’un document d’archive peut être soumise à autorisation, notamment lorsqu’il contient des données personnelles. Formulez votre demande par écrit en précisant l’usage prévu.
Questions fréquentes
Comment obtenir la copie d’une délibération du conseil municipal ?
Adressez une demande écrite au Maire en précisant l’objet et, si vous le connaissez, la date de la séance. Le service recherche le document et vous indique les conditions de délivrance.
Où déposer une candidature ou une demande de stage ?
Au secrétariat du service, contre reçu. Précisez le poste ou le domaine souhaite et joignez un curriculum vitae ainsi que vos justificatifs de diplôme.
Service 2 sur 3
État civil et population
Le service enregistre les naissances, mariages et décès, délivre les actes et suit l’évolution de la population communale.
Missions du service
Le service de l’état civil est le service le plus fréquenté de la mairie. Il reçoit les déclarations de naissance, célèbre les mariages civils, enregistre les décès, tient les registres et délivre les copies et extraits d’actes dont les habitants ont besoin pour l’école, le travail, les démarches administratives ou les voyages.
Il assure la conservation des registres, procède aux mentions et rectifications prévues par la loi et participe au suivi de la population de la commune. Les agents sont tenus au secret sur les informations qu’ils traitent.
Prestations
Déclaration de naissance
Enregistrement des naissances survenues sur le territoire de la commune et établissement de l’acte.
Mariage civil
Constitution du dossier, publication des bans et célébration du mariage devant l’officier d’état civil.
Déclaration de décès
Enregistrement des décès et délivrance des documents nécessaires aux familles.
Copies et extraits d’actes
Délivrance des copies et extraits d’actes de naissance, de mariage et de décès.
Livret de famille
Établissement et mise à jour du livret de famille.
Suivi de la population
Participation aux opérations de recensement et tenue des statistiques de population.
Déclarer une naissance
La déclaration se fait à la mairie du lieu de naissance, dans le délai prévu par la loi. Passé ce délai, la procédure devient plus longue et peut nécessiter une décision de justice.
- Se présenter au guichetLa déclaration est faite par le père, la mère ou toute personne ayant assisté à l’accouchement.
- Présenter les piècesL’agent vérifie le certificat d’accouchement et les pièces d’identité présentées.
- Rédaction de l’acteL’acte est rédigé puis relu devant vous. Vérifiez attentivement l’orthographe des noms et prénoms et les dates avant de signer.
- Retrait de l’extraitUn extrait vous est délivré. Conservez-le soigneusement : il servira pour toutes les démarches ultérieures de l’enfant.
Pièces habituellement demandées
- Naissance : le certificat d’accouchement et les pièces d’identité des parents
- Naissance : l’extrait d’acte de mariage des parents, s’ils sont mariés
- Mariage : les extraits d’actes de naissance des futurs époux et leurs pièces d’identité
- Mariage : les justificatifs relatifs aux témoins
- Décès : le certificat médical de décès et la pièce d’identité du déclarant
- Copie ou extrait d’acte : les références de l’acte, l’année et le nom exact figurant au registre
Bon à savoir. Cette liste est indicative et les délais sont fixés par la loi. Faites confirmer la liste exacte au guichet avant de constituer votre dossier. Tout versement doit donner lieu à une quittance : n’effectuez aucun paiement en dehors du guichet ou de la régie de recettes.
Questions fréquentes
Comment obtenir une copie d’acte de naissance ?
Présentez-vous au guichet avec les références de l’acte : nom exact, date et lieu de naissance, et si possible le numéro de l’acte. La copie est établie à partir du registre conservé par la commune.
Une erreur figure sur mon acte, que faire ?
Signalez-la au service en présentant l’acte et les documents justifiant l’information exacte. Selon la nature de l’erreur, la rectification relève de l’officier d’état civil ou du tribunal ; le service vous indique la procédure.
Combien de temps à l’avance préparer un mariage ?
Présentez-vous plusieurs semaines avant la date envisagée : le dossier doit être complet et la publication des bans doit avoir lieu avant la célébration.
Service 3 sur 3
Police municipale
Le service veille à la tranquillité, à la salubrité et au bon usage de l’espace public sur le territoire de la commune.
Missions du service
La police municipale est chargée de faire respecter les arrêtés du Maire en matière de tranquillité, de salubrité et de sécurité. Elle intervient sur l’occupation de la voie publique, les nuisances, l’hygiène des lieux de vente et le bon ordre dans les marchés et les gares de la commune.
Elle exerce une mission de proximité : prevenir, informer, faire cesser les situations irrégulières et, lorsque cela est nécessaire, dresser les constats prévus. Elle appuie également l’organisation des manifestations publiques et travaille en lien avec les forces de sécurité nationales.
Prestations
Tranquillité publique
Traitement des nuisances sonores et des troubles à la tranquillité du voisinage.
Salubrité et hygiène
Contrôle de la propreté des lieux publics, des dépôts sauvages et de l’hygiène des lieux de vente.
Occupation de la voie publique
Instruction des demandes d’occupation et retrait des installations non autorisées.
Marchés et étals
Ordre dans les marchés, respect des emplacements attribués et contrôle des étals.
Application des arrêtés
Vérification du respect des arrêtés municipaux et constats en cas d’infraction.
Appui aux manifestations
Encadrement des cérémonies et manifestations autorisées sur le territoire communal.
Signaler une nuisance ou une occupation irrégulière
Le signalement peut être fait au poste de police municipale ou à l’accueil de la mairie, aux heures d’ouverture.
- Exposer les faitsIndiquez le lieu précis, la nature du trouble et depuis quand la situation dure.
- EnregistrementLe signalement est consigné au registre du service avec vos coordonnées.
- Constat sur placeLes agents se rendent sur les lieux, vérifient la situation et rappellent la réglementation applicable.
- Suites donnéesSelon le cas : mise en demeure, retrait de l’installation, procès-verbal ou transmission à l’autorité compétente.
Demander une autorisation d’occupation de la voie publique
- Une demande écrite adressée au Maire
- L’emplacement souhaite et sa surface approximative
- La durée et les horaires d’occupation
- La nature de l’activité ou de la manifestation
- Une copie de la pièce d’identité du demandeur
- La quittance de la redevance, délivrée par la régie de recettes
Bon à savoir. La police municipale n’est pas un service d’urgence. En cas de crime, de délit en cours ou de danger immédiat pour les personnes, alertez sans attendre la police nationale ou la brigade de gendarmerie territorialement compétente.
Questions fréquentes
Puis-je installer un étal ou un kiosque sur le trottoir ?
Pas sans autorisation préalable. Toute occupation de la voie publique doit être autorisée et, le plus souvent, donne lieu au paiement d’une redevance contre quittance.
Comment réagir face à un dépôt d’ordures sauvage ?
Signalez le lieu au service. Les agents constatent le dépôt, recherchent les responsables et travaillent avec les services techniques pour l’enlèvement.
Les autres pôles
Votre démarche relève peut-être d’un autre pôle de la mairie.
Lundi au vendredi · 8h00 – 17h00
Horaires d’ouverture de la mairie
Horaires d’ouverture de la mairie
Une question sur un de ces services, ou un dossier à suivre ? L’accueil de la mairie vous met en relation avec l’agent compétent.